مالک باید فرم درخواست پایان کار را تهیه کرده و آن فرم توسط او و ناظر تکمیل شود. اگر ساخت و ساز انجام شده نوسازی بوده باشد، باید عوارض نوسازی پرداخت شده و رسید آن ارائه شود. سایر مدارکی که برای تشکیل پرونده لازم هستند عبارتند از سند مالکیت رسمی، نامه درخواست به شهردار برای اخذ دستور، فرم ثبت شماره و تاریخ در دبیرخانه و همچنین تعیین زمان برای بازدید کارشناس دفتر فنی. همچنین کارشناسان دفتر فنی و شهرداری باید از ساختمان تکمیل شده بازدید کنند، چرا که وجود مدارک بازدید و تأیید نظر آن ها هم لازم می باشد. بنابراین باید کارهای زیر انجام شوند:

• کارشناس دفتر فنی شهرداری مربوطه از محل ساختمان بازدید کند.
• کارشناس شهرداری مربوطه از محل بازدید کرده و گزارش وضع موجود را تنظیم کند.
• فرم گزارش روند اجرای عملیات ساختمان توسط ناظر تکمیل شده و در اختیار مالک قرار گرفته باشد.
• مالک در هنگام مراجعه مدارک شناسایی را در اختیار داشته باشد.

پس از تحویل دادن مدارک گفته شده توسط مالک، باید منتظر ارائه نظر کارشناس بمانید. اگر ملک فاقد خلافی باشد، ادامه راه چندان طولانی نمی شود. پس از آن، پرونده ملک به قسمت محاسبات می رود. خروجی این قسمت، ارائه برگه رسید عوارض، گزارش ناظر در مرحله اتمام و برگ اتمام بنا می باشد. پیش نویس پایان کار ساختمان و رسید تأیید بازرسی، محتوای برگه اتمام بنا را تشکیل می دهند.

در این قسمت ابتدا مالک باید با در اختیار داشتن اصل و کپی سند، اصل و کپی شناسنامه، رسید پرداخت عوارض نوسازی و کپی پایان کار ملک، مجدداً مراحل تشکیل پرونده را طی کند. پس از طی این مراحل، واحد تشکیل پرونده شهرداری، پیش نویس پایان کار را آماده می کند. سپس برگ گواهی پایان کار در بخش پروانه ساختمان شهرداری تکمیل می شود.

برای تکمیل، این برگ باید به امضای نهایی معاون شهرسازی، شهردار (معاول مالی اداری)، محاسب و پیش نویس گیرنده برسد. پس از انجام این فرایند، پرونده به دبیرخانه شهرداری رفته و گواهی ممهور به مهر، شماره و تاریخ شهرداری می شود.با پشت سر گذاشتن این مراحل می توان گفت که کار صدور مجوز به اتمام رسیده است و پس از مدتی گواهی پایان کار ساختمان صادر می شود.