بعد از مرحله ترخیص کالا در گمرک، اگر کالای شما در سیستم گمرک اظهار و اعلام شده باشد، سیستمی به نام EPL یا Electronic Packing List سریعاً فرم اظهارنامه شما را قفل می کند. به عبارت دیگر، تمام افرادی که در گمرک مشغول به کار هستند، کالاها و محموله های وارداتی و صادراتی را با این نام می شناسند. به اظهارنامه «کوتاژ» نام دارد. این اظهارنامه از هر جهت در سیستم گمرک منحصر به فرد بوده و اگر برای فرآیند صادرات کالا استفاده شود، به آن «کوتاژ صادراتی» گفته می شود.

هر کالایی که به مرحله ترخیص برسد و آماده خروج از کشور باشد، سیستم EPL گمرک یک شماره انتظامی و منحصر به فردی به آن کالا اختصاص می دهد. به طور کلی، به مرحله ثبت اظهارنامه در گمرک برای واردات یا صادرات، کوتاژ گفته می شود. از نام های دیگر کوتاژ می توان به «شماره سریال کوتاژ» یا «سریال اظهارنامه» یا «شماره نقل قول» نیز اشاره کرد.

برای دریافت اظهارنامه در گمرک، ارائه مدارکی از جمله: اظهارنامه واردات قطعی، بارنامه، ترخیصه، گواهی مبدأ، فاکتور و مجوز ثبت سفارش و بیمه نامه الزامی است. همان طور که می دانید برای هرگونه فعالیت های اقتصادی از قبیل صادرات، واردات و حمل و نقل کالا، باید کارت بازرگانی معتبر داشته باشید. پروانه بهره برداری نیز از دیگر مدارک لازم برای دریافت اظهارنامه است.

برای تنظیم اظهارنامه، بعد از ثبت اطلاعات خواسته شده و پرداخت هزینه تعریف شده توسط شرکت واردکننده یا صادرکننده، کار به کنترل فیزیکی محموله می رسد. همچنین وجوه پرداختی نیز کنترل شده و درصورت عدم مغایرت با قوانین گمرکی، متن اظهارنامه امضاء شده و تحویل کارشناس سرویس و سپس تحویل رئیس سرویس ارزیابی می شود.

بعد از طی کردن این مراحل و فرآیند اداری، صندوق دار با ثبت کد اظهارنامه، مبلغ فیش صادر شده را مطابقت می دهد و درصورت عدم مغایرت، پروانه گمرکی صادر می شود. پس از این، مسئول بخش، پروانه صادر شده را مهر و امضا کرده و آن را به صاحب کالا تحویل می دهد. بعد از طی شدن این مراحل، ترخیص کالا امکان پذیر است.