زمانی که اقدام به دریافت کالا با بارنامه خواهید کرد صاحب کالا اصل بارنامه را که دارای 3 نسخه اصل، 3 نسخه کپی و همچنین یک نسخه ای که کپی برابر اصل شده می باشد. ارائه کپی برابر اصل شده بارنامه فقط و فقط برای ارائه به وزارت بازرگانی برای گرفتن گواهی مبدا خواهد بود.

برای دریافت کالا با تلکس ریلیز اصل بارنامه با خطوط حمل و نقل کالا که معمولا ترانشیپی می باشد ارسال می شود و بعد از آن باطل می گردد. برای آزاد کردن کالا از انبارها نیز باید از طریق ایمیل دستور آزاد سازی محموله صادر شود.

هنگامی که مقصد نزدیک باشد و بار سریع برسد فروشنده بعد از گرفتن بارنامه قبل از حرکت بار به سمت مقصد مدارکی که مورد نیاز است از جمله گواهی مبدا، گواهی بهداشت، لیست های بسته بندی کالا، فاکتور خرید، مجوزهای مورد نیاز را تهیه کرده و با پست هوایی به خریدار ارسال می کند تا خریدار با ریلیز کردن برای آزاد سازی کالا اقدام نماید و کالا را دریافت کند.

مورد استفاده بعدی ریلیز در زمان تعطیلات می باشد. به عنوان مثال زمانی که کالایی در روزهای پنجشنبه و یا جمعه به گمرک های ایران می رسد و یا شنبه و یکشنبه ها که در سایر کشورها تعطیل هست و زمان کافی برای آزاد کردن کالا از انبارهای گمرک وجود ندارد می توان از تلکس ریلیز استفاده کرد.

لازم است بدانید که در زمان فرستان تلکس به مشتری کپی برابر با اصل شده بارنامه نیز باید ارسال کنید. همچنین قابل توجه است که برای هر کالایی یک بارنامه و به همین صورت یک ریلیز صادر می شود. زمانی که بارنامه صادر شده و مشتری بخواهد تلکس ریلیز کالا را انجام دهد باید هزینه ای اضافه در این بابت پرداخت کند و بارنامه را برگردانده و باطل نمایند.

مراقبت از بارنامه بسیار مهم است زیرا یکی از اسناد مهم در ترخیص کالا و انجام تشریفات گمرکی می باشد. و صدور مجدد آن منوط به طی کردن مراحل اداری دشواری می باشد.